Kanban-tavle: sådan samler I opgaver fra mail og chat ét sted

Hvad er en kanban-tavle?

Ifølge The Kanban Guide (maj 2025) er en kanban-tavle en visualisering af arbejdsgangen. Den viser trinene fra det sted, hvor en opgave regnes for startet, til den er færdig. Alt derimellem kalder guiden igangværende arbejde (WIP), og man skal bevidst styre, hvor meget der er af det. Guiden fører selv metoden tilbage til Toyotas produktionssystem.

På engelsk hedder det et kanban board, og nogle kalder det bare en opgavetavle eller en to do-tavle. Forskellen fra en to do-liste er, at listen viser, hvad der mangler, mens tavlen også viser, hvor langt hver opgave er. Står der seks kort i «I gang», og bliver ingen af dem færdige, kan alle se det.

Et tænkt eksempel: et rengøringsfirma med syv ansatte, hvor kunderne skriver deres ønsker på mail, vagtbytte aftales i en chattråd, og tilbudsfristerne står i en kalender. Fire kolonner, «Indbakke», «I dag», «I gang» og «Færdig», giver alle det samme overblik. Men nogen skal stadig flytte hver mail og hver besked over på tavlen. Bliver det ikke gjort, står tavlen tom, mens opgaverne ligger i indbakken.

Når opgaverne ligger i fire vinduer

Victor var tæt på at misse en obligatorisk aflevering. Han tjekkede fire vinduer for at finde sine to do’s, og arbejde, skole og små opgaver lå spredt ud over det hele. Så han byggede todo-helper, en tavle, der samler det hele ét sted. Ifølge ham selv havde han misset afleveringen uden den.

«Fire vinduer blev til ét. Det er ikke så ringe.»

Fra Victors opslag på LinkedIn 2. november 2026, samme dag som han lagde todo-helper ud som open source. Han lavede den til de studerende på EK (Erhvervsakademi København), men alle må bygge videre på den, forbedre den og gøre den til deres egen. Vi bruger den også selv i Lynggaard Jardim.

Sådan fylder todo-helper kanban-tavlen af sig selv

Ifølge todo-helper på GitHub er programmet en kanban-tavle på computeren, der fylder sig selv. Kolonnerne er Inbox, de næste fire uger dag for dag, Doing og Done. Nye kort fra kilderne lander i Inbox, og kort med frist i dag lander i dagens kolonne, Today. Den henter fra tre kilder:

• Outlook: nye mails i indbakken. Ifølge vejledningen markerer programmet aldrig en mail som læst og ændrer intet.
• Discord: beskeder i de kanaler, I vælger, hvert 5. minut. En besked som «haha nice» bliver ikke til et kort.
• itslearning: afleveringsfrister fra skolens kalender, hentet hvert 30. minut via et privat kalenderlink. Programmet ser aldrig skolekodeordet.

Mails og beskeder går én gang gennem Claude Code, som laver dem om til forslag til kort. Derudover har programmet noter, en kalender, der kan deles med nogle få, og en liste over de Claude Code-sessioner, der kører.

Alt ligger på jeres egen computer i én databasefil (SQLite), undtagen den valgfri delte kalender. Bot-koder, kalenderlinks og logins gemmes i Windows Credential Manager eller macOS Keychain. Teksten i mails og beskeder bliver dog sendt til Claude én gang, så den forlader computeren. Ifølge vejledningen slettes teksten fra programmets database bagefter.

Idéen minder om indbakken med 3.000 ulæste mails, som vi fortalte om i første afsnit af podcasten, om hvordan vi selv kom i gang med AI. Dér sorterer Claude mailene med etiketter. Her laver todo-helper dem om til opgaver.

Hvad kræver todo-helper, og hvad koster det?

Før I prøver den, er der nogle krav og grænser:

• Den seneste udgave er v0.1.0 fra 2. november 2026, med en installer til Windows og en til Mac (Apple silicon og Intel).
• Installerne er ikke kodesignerede, så computeren advarer første gang. På Windows vælger I «More info» og «Run anyway», på Mac «Open Anyway» under «Privacy & Security» i «System Settings».
• Hver kilde sættes op for sig i vejledningen (SETUP.md), og hvert afsnit tager 2–10 minutter. Kilder, I ikke bruger, springer I over.
• Outlook virker kun med klassisk Outlook på Windows, ikke med den nye Outlook.
• Discord kræver en bot, som en person med tilladelsen «Manage Server» skal føje til serveren.
• Vejledningen er på engelsk.
• Vil I læse og bygge koden selv, kræver det Node.js 22 eller nyere, Rust og byggeværktøjerne fra Microsoft eller Apple. Bygningen tager ifølge vejledningen cirka 10 minutter.

Koden er open source under MIT-licensen, så I må bruge og ændre den. Men mail og Discord går gennem Claude Code, og ifølge Claude Codes dokumentation kræver det en Pro-, Max-, Ultra-, Team-, Enterprise- eller Console-konto. Gratisplanen på claude.ai giver ikke adgang. I november 2026 koster Pro ifølge Anthropics prisside 20 dollar om måneden ved månedlig betaling eller 17 dollar om måneden ved årlig betaling (200 dollar forud), uden moms. Anthropic skriver, at priser og planer kan ændres.

Mail kommer kun fra klassisk Outlook, og chat kun fra Discord. Bruger I Gmail, Teams eller den nye Outlook, kan I i dag bruge tavlen, noterne og kalenderen og skrive kortene ind selv. Men I får ingen kort fra mail eller chat. Skal jeres egne systemer med, må nogen bygge den del. Det tillader licensen.

Byg det lille værktøj selv, før I køber et nyt

Victor skrev også i opslaget, at han nu først undersøger, om vi selv kan bygge et lille værktøj, før vi køber det. I podcasten gav en af os en tommelfingerregel for, hvornår en opgave er værd at se på.

«Jeg vil gå med den regel, der hedder, at hvis jeg laver samme opgave to til tre gange manuelt, så er det en kandidat til en automatisering.»

Fra afsnit 3 af vores podcast. At tjekke fire vinduer for at finde sine opgaver er netop sådan en. Sådan kan I gå til jeres egne:

1. Find den opgave, I gentager i hånden, fx at kopiere mails over i en liste eller lede efter frister i tre systemer.
2. Prøv et lille værktøj på netop den opgave. En kanban-tavle, der kun henter fra jeres egen indbakke, er et fint første skridt.
3. Køb først et større system, når I ved, hvad det skal løse.

Vil I have et lille værktøj som dette bygget til jeres egne systemer, har vi samlet, hvordan vi griber det an, under skræddersyet software.