Slip for de gentagne opgaver

Hvad det er, og hvordan det virker

Automatisering udfører en gentagen opgave af sig selv; et workflow flytter en opgave fra person til person i en fast rækkefølge, fra anmodning til resultat. Sammen passer de til ethvert team, der gentager de samme trin eller giver sager videre. Når de kører, går tiden til det arbejde, der kræver et menneske, og alle kan se, hvor en sag står.

En automatisering går i gang, når noget sker: en ny faktura kommer ind, en formular bliver indsendt, eller en bestemt dato nås. Derfra følger den et fast sæt trin, indtil opgaven er løst, på samme måde hver gang, uden at nogen åbner filen eller skriver svaret i hånden.

Et workflow følger en sag, der kræver mennesker, gennem dens trin: hvem der har den nu, hvad de skal gøre med den, og hvor den går hen bagefter. Hvert trin har en ansvarlig, en frist og en status, som alle kan slå op, og sagen kommer frem til den næste person med alt, hvad de skal bruge, vedhæftet, uden at nogen skal huske at videresende en mail.

De fleste processer har brug for begge dele: automatisering til de trin, ingen behøver at tjekke, og et workflow til de trin, der kræver et menneskes vurdering. Nogle trin følger kun regler; andre bruger AI, hvor et trin handler om at læse noget skrevet i almindeligt sprog, som en mail eller et scannet dokument. Det valg følger af input: regler til et fast felt, AI til fri tekst.

Uanset hvad kører det i de programmer, I allerede bruger. Det udfører kun de trin, hvis regler er kendt på forhånd, og giver alt, der falder uden for dem, videre til et menneske, i samme øjeblik, det sker.

Hvor det passer ind

• Revision og bogføring

  Indsamler bilag og kontoudtog fra kunderne og arkiverer dem, før bogføringen begynder.

• Ejendomsadministration

  Opretter en reparationsopgave og giver viceværten besked, når en lejer melder en fejl.

• Servicevirksomheder

  Følger hver kundehenvendelse, fra den kommer ind, til den er løst, så ingen ligger ulæst i en indbakke.

Sådan kommer I i gang

Vi arbejder altid i de samme fem trin. Her er, hvad de betyder for automatisering:

1. 1 · Vi kigger på jeres hverdag Vi kortlægger de opgaver, I gentager, og følger hver proces fra anmodning til resultat: hvem der gør hvad, og hvor arbejdet venter.
2. 2 · Vi bygger den første løsning Vi automatiserer én opgave eller bygger ét workflow sammen med dem, der skal bruge det: lille nok til at kunne stoppes eller ændres uden skade, stor nok til at kunne mærkes.
3. 3 · Vi sætter den i gang hos jer Det kører på jeres rigtige systemer, og I kører rigtige opgaver igennem det som en del af det daglige arbejde.
4. 4 · Vi bygger videre på det, der virker Vi tilføjer flere opgaver og processer trin for trin og genbruger de trin og regler, der virkede.
5. 5 · Vi passer på den bagefter Vi holder øje med, at de virker, justerer dem, når jeres systemer eller organisation ændrer sig, og forbedrer dem løbende sammen med jer.

Hvad det giver jeres virksomhed

Når en opgave kører af sig selv, er der ingen, der skal huske at gøre den, jagte, hvem der gjorde den sidst, eller lave den om, fordi et trin blev sprunget over under pres. Når en proces kører som et workflow, er der ingen, der skal spørge, hvor en sag står: svaret er synligt for alle, der har brug for det, og en sag kan ikke ligge ulæst i en indbakke i dagevis.

Det frigør jer fra den del af arbejdet, der aldrig krævede et menneskes vurdering, så opmærksomheden går til undtagelserne, samtalerne og de beslutninger, der gør det. Det fjerner også en hel kategori af fejl og friktion: trinnet, der bliver glemt, feltet, der bliver skrevet i den forkerte kolonne, mødet, der kun findes for at spørge om en status, godkendelsen, der blev givet for dage siden, men aldrig blev registreret.

Effekten vokser, jo mere af en proces der bliver dækket. Når hvert trin og dets ansvarlige ligger ét sted, bliver det muligt at se, hvor sagerne går i stå, og en person ser kun sagen dér, hvor deres vurdering er nødvendig, i stedet for ved hver eneste overdragelse undervejs.

Hvorfor Lynggaard Jardim

Lynggaard Jardim har to stiftere, ikke én. Alexander står for drift og økonomi; Victor står for udvikling og IT. Det, vi bygger, bliver vurderet både ud fra processen og ud fra systemet, før det går i drift: den ene spørger, om det stadig hjælper jer, som det skal, den anden, om det bliver ved med at køre, når ingen holder øje med det.

Vi holder til i København, arbejder i hele Danmark og bygger op omkring den proces, I allerede følger, og de systemer, I allerede bruger, med AI, hvor et trin kræver det, og med faste regler, hvor det ikke gør. Vi beder jer ikke om at bøje arbejdet, så det passer til et produkt, der er bygget til andre. En automatisering eller et workflow, der matcher, hvordan I allerede arbejder, bliver brugt, uden at nogen skal bede om det.