Løsninger
Automation og Workflows
Automatisering udfører en gentagen opgave af sig selv; et workflow flytter en opgave fra person til person i en fast rækkefølge, fra anmodning til resultat. Sammen passer de til ethvert team, der gentager de samme trin eller giver sager videre. Når de kører, går tiden til det arbejde, der kræver et menneske, og alle kan se, hvor en sag står.
Hvad det er, og hvordan det virker
En automatisering går i gang, når noget sker: en ny faktura ankommer, en formular bliver indsendt, eller en bestemt dato nås. Derfra følger den et fast sæt trin, indtil opgaven er løst, på samme måde hver gang, uden at nogen åbner filen eller skriver svaret i hånden.
Et workflow følger en sag, der kræver mennesker, gennem dens trin: hvem der har den nu, hvad de skal gøre med den, og hvor den går hen bagefter. Hvert trin har en ansvarlig, en frist og en status, som alle kan slå op, og sagen ankommer til den næste person med alt, hvad de skal bruge, vedhæftet, uden at nogen skal huske at videresende en e-mail.
De fleste processer har brug for begge dele: automatisering til de trin, ingen behøver at tjekke, og et workflow til de trin, der kræver et menneskes vurdering. Nogle trin følger kun regler; andre bruger AI, hvor et trin handler om at læse noget skrevet i almindeligt sprog, som en e-mail eller et scannet dokument. Det valg følger af input: regler til et fast felt, AI til fri tekst.
Uanset hvad kører det inde i de systemer, virksomheden allerede bruger. Det udfører kun de trin, hvis regler er kendt på forhånd, og giver alt, der falder uden for dem, videre til et menneske, i samme øjeblik det sker.
Hvor det passer ind
Revisionsfirmaer
Indsamler bilag og kontoudtog fra kunderne og arkiverer dem, før bogføringen begynder.
Ejendomsadministration
Opretter en reparationsopgave og giver viceværten besked, når en lejer melder en fejl.
Sundhedsklinikker
Håndterer hver henvisning, fra den kommer ind, til der er booket en tid, så ingen ligger ulæst i en indbakke.
Sådan implementerer vi det
Hver løsning, vi bygger, går igennem de samme fem faser. Her starter det med at se, hvordan arbejdet løses i dag, i hånden, og skrive processen ned, som den rent faktisk kører, ikke som et diagram siger, den burde køre, før en eneste regel bliver skrevet.
Vi bygger og tester én automatisering eller ét workflow på jeres rigtige data, sammen med dem, der skal bruge det: lille nok til hurtigt at kunne ændres, hvis et trin viser sig at være forkert, og stor nok til at vise, i rigtig brug, om det holder. Først derefter tilføjer vi den næste opgave eller proces og genbruger det, den første viste om jeres data, jeres systemer og jeres trin.
Når det er sat i drift, forbliver det vores ansvar og ikke noget, vi afleverer og går fra. Når et system, det er afhængigt af, ændrer sig, når en rolle skifter hænder, eller når virksomheden finder en sag, det ikke var bygget til, justerer vi det, så det passer.
- Jordbund Vi kortlægger de opgaver, virksomheden gentager, og følger hver proces fra anmodning til resultat: hvem der gør hvad, og hvor arbejdet venter.
- Frø Vi automatiserer én opgave eller bygger ét workflow sammen med dem, der skal bruge det: lille nok til at kunne stoppes eller ændres uden skade, stor nok til at kunne mærkes.
- Rodnet Det kører på jeres rigtige systemer, og virksomheden kører rigtige opgaver igennem det som en del af det daglige arbejde.
- Vækst Vi tilføjer flere opgaver og processer fase for fase og genbruger de trin og regler, der virkede.
- Pleje Vi overvåger dem, justerer dem, når jeres systemer eller organisation ændrer sig, og forbedrer dem løbende sammen med jer.
Hvad det giver jeres virksomhed
Når en opgave kører af sig selv, er der ingen, der skal huske at gøre den, jagte hvem der gjorde den sidst, eller lave den om, fordi et trin blev sprunget over under pres. Når en proces kører som et workflow, er der ingen, der skal spørge, hvor en sag står: svaret er synligt for alle, der har brug for det, og en sag kan ikke ligge ulæst i en indbakke i dagevis.
Det frigør virksomheden fra den del af arbejdet, der aldrig krævede et menneskes vurdering, så opmærksomheden går til undtagelserne, samtalerne og de beslutninger, der rent faktisk gør det. Det fjerner også en hel kategori af fejl og friktion: trinnet, der bliver glemt, feltet, der bliver skrevet i den forkerte kolonne, mødet, der kun findes for at spørge om en status, godkendelsen, der blev givet for dage siden, men aldrig blev registreret.
Effekten vokser, jo mere af en proces der bliver dækket. Når hvert trin og dets ansvarlige ligger ét sted, bliver det muligt at se, hvor sagerne rent faktisk går i stå, og en person ser kun sagen dér, hvor deres vurdering er nødvendig, i stedet for ved hvert eneste overdrag undervejs.
Hvorfor Lynggaard Jardim
Lynggaard Jardim har to stiftere, ikke én. Alexander står for drift og økonomi; Victor står for webudvikling, AI og IT-infrastruktur. Det, vi bygger, bliver vurderet både ud fra processen og ud fra systemet, før det går i drift: den ene spørger, om det stadig tjener virksomheden, som det skal, den anden, om det bliver ved med at køre, når ingen holder øje med det.
Vi arbejder fra København og bygger op omkring den proces, virksomheden allerede følger, og de systemer, I allerede bruger, med AI, hvor et trin kræver det, og med faste regler, hvor det ikke gør. Vi beder jer ikke om at bøje arbejdet, så det passer til et produkt, der er bygget til andre. En automatisering eller et workflow, der matcher, hvordan virksomheden allerede arbejder, bliver brugt, uden at nogen skal bede om det.