Hvad er RPA, og hvornår giver en softwarerobot mening?
En softwarerobot (RPA) klikker sig gennem jeres programmer som en medarbejder. Se, hvilke opgaver den passer til, og hvornår noget andet holder bedre.
Hvad er RPA? Det står for robotic process automation og kaldes på dansk ofte en softwarerobot. Det er et program, der klikker og skriver sig gennem andre programmers skærmbilleder, som en medarbejder ville gøre. Det passer til gentagne opgaver med faste regler i programmer, der ikke har en anden vej ind. Herunder kan I læse, hvilke opgaver en RPA-robot passer til, hvor den går i stå, og hvornår en integration holder bedre.
Hvad er RPA, forklaret uden teknik
En RPA-robot arbejder i de samme skærmbilleder som jeres medarbejdere. Den åbner et program, finder det rigtige felt, kopierer et tal, skifter til et andet program og sætter tallet ind det rigtige sted. Programmerne skal ikke laves om, for robotten bruger dem på samme måde som et menneske.
Microsoft beskriver det i dokumentationen til Power Automate, opdateret i august 2026. Robotten kan arbejde i både nye og ældre programmer og finde vej ud fra programmets knapper og felter, ud fra billeder af skærmen eller ud fra et bestemt punkt på skærmen. Det forklarer en del af, hvorfor robotter går i stå, når noget flytter sig.
Ordet softwarerobot bruges også bredere. Da Danmarks Statistik i 2021 spurgte virksomhederne om softwarerobotter, var RPA ét eksempel ved siden af chatbots og dataanalyse, mens autosvar på mail ikke talte med. Spørg derfor, hvad der menes, når ordet falder. Her betyder det en robot, der klikker.
Hvilke opgaver passer til en RPA-robot?
En softwarerobot er god til arbejde, som en ny medarbejder kunne lære af en tjekliste. Opgaven passer typisk, når den har de her kendetegn:
- Samme trin hver gang: åbn, find, kopiér, sæt ind og gem.
- Faste felter: oplysningerne står det samme sted hver gang, ikke midt i en mail.
- Rolige skærmbilleder: programmet bliver sjældent opdateret eller lavet om.
- Ingen anden vej ind: programmet kan hverken tage imod en fil eller udveksle data direkte.
- Nok gentagelser: opgaven kommer så tit, at det kan betale sig at bygge og passe robotten.
Et eksempel: et lille bogføringskontor med fem ansatte får hver uge bilagslister fra kunderne som regneark og taster dem ind i et ældre bogføringsprogram, der ikke kan tage imod en fil. En medarbejder logger ind i programmet og sætter robotten i gang. Den kopierer dato, tekst og beløb linje for linje og laver en liste over de linjer, den ikke kunne placere. Medarbejderen tjekker listen i stedet for at taste det hele.
Hvor går en softwarerobot i stå?
Robotten følger skærmen, så den går i stå, når skærmen ændrer sig. Flytter leverandøren et felt, omdøber en knap eller viser en ny besked ved login, finder robotten ikke vej, eller den klikker det forkerte sted. Digitaliseringsstyrelsen skriver i en erfaringsopsamling om softwarerobotter, at ændringer i et programs skærmbilleder kan kræve, at robotten bliver tilpasset.
En RPA-robot skal altså passes. Nogen skal opdage, når den stopper, finde ud af hvorfor og få den rettet, før arbejdet hober sig op. I en virksomhed uden IT-afdeling skal det være aftalt, før robotten tages i brug.
Erfaringsopsamlingen er skrevet til offentlige myndigheder, men to af dens råd passer lige så godt i en lille virksomhed:
- Login: Det er ikke god praksis at lade en robot arbejde selvstændigt med en medarbejders login, og det skal altid være klart, om det var robotten eller et menneske, der gjorde noget.
- Ansvar: Det skal være tydeligt, hvem der har ansvaret for robottens handlinger.
Derfor er det i eksemplet ovenfor en medarbejder, der logger ind og sætter robotten i gang.
Hvornår er en integration bedre end RPA?
Kan programmerne sende og modtage data direkte, er en integration som regel mere robust. Den taler med programmet bag skærmen, typisk gennem et API, og går ikke i stykker, fordi en knap flytter sig. Digitaliseringsstyrelsen skriver i samme erfaringsopsamling, at et API ofte er mere stabilt og sikkert end at arbejde gennem skærmbillederne, og at et API bør være første valg.
Nogle gange skal der hverken robot eller integration til. Kan programmet selv sætte en regel op, fx flytte en fil eller sende en påmindelse på en fast dato, er en almindelig regelbaseret automatisering det enkleste.
Et eksempel: en webshop med ti ansatte, hvor ordrerne hver dag tastes over i regnskabsprogrammet. En robot kunne godt kopiere dem, men kan de to programmer udveksle ordrer direkte, er en integration bedre, fordi den ikke afhænger af, hvordan skærmene ser ud. RPA giver mest mening som bro til et program uden anden vej ind, fx et ældre program, der alligevel skal skiftes ud om nogle år.
Hvor kommer AI ind i billedet?
En RPA-robot følger regler. Den kan kopiere et beløb fra et fast felt, men den forstår ikke en mail, hvor kunden skriver beløbet midt i en sætning. Her kan AI hjælpe: en sprogmodel kan læse fri tekst, fx en mail eller en PDF, og hente de oplysninger ud, som robotten skal bruge. Robotten eller integrationen taster dem så ind.
Hold delingen klar. AI’en læser og foreslår, mens robotten og reglerne gør det samme hver gang. Er AI’en i tvivl, skal sagen forbi et menneske, før noget bliver tastet ind. AI ændrer heller ikke på, at robotten skal passes. Vi taler mere om AI i mindre virksomheder i vores podcast om AI i hverdagen.
Sådan finder I ud af, om en softwarerobot passer til jer
Skriv én opgave ned trin for trin, som hvis en ny medarbejder skulle lære den. Så kan I se, om trinene er de samme hver gang, og hvor tit opgaven kommer. Spørg derefter leverandøren af hvert program, om det kan udveksle data direkte eller tage imod en fil. Er svaret ja, er det den vej, I bør kigge først.
Er svaret nej, kan en softwarerobot være en god løsning. Aftal så, hvem der ejer robotten og får besked, når den stopper, og hvilket login den skal bruge. Vi har samlet, hvordan vi selv griber automatisering an, under automatisering af arbejdsgange.